Digitala tjänster möjliggör effektivare arbetssätt: ”Det är smidigt och enkelt för patienterna”

– Digitala lösningar ger många möjligheter till ett effektivare arbetssätt, inte minst inom psykiatrin, säger Carina Bräck, central e-tjänstesamordnare på Akademiska sjukhuset.

– Det är smidigt och enkelt för patienterna, till exempel för att de kan göra sina ärenden vilken tid på dygnet som helst. Men också för oss personal eftersom vi kan hantera dessa ärenden när det är lugnare på mottagningen, säger Helena T Eriksson, avdelningschef på neuropsykiatriska enheten för barn- och ungdomspsykiatri.

För omkring tio år sedan kom det första politiska beslutet om att Region Uppsala skulle införa digitala kontaktvägar mellan patienter och vården via 1177.

– Sedan dess har det rullat på i olika omfattning i regionen. För Akademiskas del tog sjukhusdirektören ett beslut 2018 om att införa webbtidbokens olika delar, visa bokad tid, av- och omboka tid och boka tid, säger Pernilla Lundgren, central e-tjänstesamordnare på Akademiska.

Centrala e-tjänstesamordnarna Carina Bräck och Pernilla Lundgren. 

På hela 140 mottagningar kan patienterna se sina bokade tider. Det finns verksamheter där det inte fungerar med e-tjänster, till exempel akutmottagningar och opererande enheter, men i vissa verksamheter finns alltså möjligheten att själv kunna boka sin tid genom webbtidboken på 1177. Det handlar om besök där patienten redan har kontakt med vården och för relativt begränsade ärenden.

– Vi har öppnat digital tidsbokning för en viss grupp patienter som är inne i en pågående, stabil behandling. Dessa patienter får välja mellan ett antal tider och boka den tid som passar dem bäst. Ungefär som på bilprovningen, säger David Ardler, avdelningschef vid neuropsykiatriska mottagningen för vuxna.

David Ardler.

– Responsen från patienter är jättepositiv. De kan välja en tid när de till exempel slipper ta ledigt från jobbet. Det har medfört att vi har färre uteblivna besök och ombokningar, vilket i sin tur leder till ökad effektivitet. 
E-tjänsterna via 1177 innebär ett mer effektivt sätt att arbeta för verksamheterna i och med att de i de flesta fall ersätter telefonkontakt med patienterna, till exempel för förnyelse av recept eller av- och omboka tider. Samtidigt finns de tidigare kontaktvägarna kvar, eftersom den digitala kommunikationen inte passar alla. 

– När fler och fler uträttar sina ärenden via 1177 får vi mer tid för de patienter som verkligen behöver personlig kontakt. Dessa patienter har också lättare att nå oss när telefonköerna minskat, säger Helena T Eriksson. 
Även David Ardler betonar vikten av att de gamla kontaktvägarna fortsätter vara öppna.

Antalet verksamheter som infört e-tjänster växer, för närvarande har 117 av 196 mottagningar startat med digital kontakt med patienterna i olika utsträckning.

Hur mottagningarna organiserar ärendehanteringen av e-tjänster är anpassat efter typ av verksamhet. En del ärenden sorteras av administrativ personal som skickar dem vidare till rätt yrkeskategori. På andra enheter är det sjukvårdspersonal som direkt tar hand om och svarar patienter – eller skickar det vidare till exempelvis ­läkarna.

– Utbildningen av personalen inför starten gick väldigt smidigt, tycker Helena T Eriksson.

– Medarbetarna är positivt inställda till e-tjänster, det upplevs mer kvalitetssäkert eftersom patienterna har lättare att nå vår mottagning på andra sätt än via telefon. E-tjänster passar vår målgrupp som är i åldrarna 18-25 år väldigt bra, säger Katarina Källman, avdelningschef vid psykiatriska mottagningen för unga vuxna.

David Ardler betonar vikten av starta i liten skala och låta lite nyfikna och intresserade medarbetare vara ”försökskaniner” vid införande av e-tjänster. Betydelsefullt stöd och hjälp finns att få av e-tjänstesamordnarna på Akademiska.

– Vi har verkligen kunnat öka möjligheten att ge rätt vård på rätt nivå genom ökad digitalisering.

Pandemin gav videobesök med patienterna en rejäl skjuts framåt. Det har inneburit effektivare sätt att arbeta och en del oväntade fördelar.

– Som behandlare kan jag nu se hur en patient har det hemma hos sig, till exempel med hygienen. Det ger värdefull information som inte framkommer vid ett mottagningsbesök. Jag kan också skicka till exempel ett skattningsformulär till patienten under pågående samtal och få svar direkt, säger David Ardler.

Neuropsykiatriska mottagningen har genom patientbokade videobesök kunnat erbjuda kortare besök om 20 minuter utan att kvaliteten påverkats, vilket i sin tur också ger möjlighet att erbjuda bättre vård för patienter med större behov.

Digitala formulär växer i omfattning – patienten får sitt formulär via sitt konto på 1177 och kan svara och returnera det direkt. Erfarenheterna visar att det är fler psykiatripatienter som tycker att det är lättare att ”komma sig för” att svara digitalt än om det kommer och ska returneras via post eller tas med vid besök på mottagningen.

Fler utbildningar om diagnoser ges nu också via nätet. Delvis en följd av pandemin det med, men något som kommit för att stanna, men som måste ske parallellt med fysiska möten eftersom digitala lösningar inte fungerar för alla, menar Helena T Eriksson.

– Framgångsfaktorn när det gäller att införa e-tjänster är engagerade chefer och medarbetare i verksamheten tillsammans med de centrala e-tjänstsamordnarnas kunskap och stöd, säger Frida Antesson, administrativ direktör. 
 
Text: Ingela Wiman 
Foto: Staffan Claesson